Automatiser ses processus administratifs
Fluidifiez vos circuits administratifs et gagnez en fiabilité grâce à l'automatisation.
Objectifs pédagogiques
Cartographier ses processus administratifs et leurs points de friction
Identifier les étapes manuelles automatisables
Mettre en place des circuits de validation et d'approbation numériques
Automatiser la collecte, le classement et l'envoi de documents
Réduire les ressaisies et les risques d'erreur
Mesurer les gains de temps et de qualité obtenus
Programme
Analyser ses processus
- Cartographier un processus administratif (demande, traitement, archivage)
- Repérer les tâches répétitives et les goulots d'étranglement
- Distinguer ce qui doit rester humain de ce qui peut être automatisé
- Définir les objectifs d'amélioration
Dématérialiser les formulaires et demandes
- Création de formulaires de demande en ligne
- Centralisation des demandes dans un espace partagé
- Accusés de réception automatiques
- Suivi de l'état d'avancement
Automatiser validations et documents
- Circuits d'approbation à plusieurs niveaux
- Génération et envoi automatique de documents
- Classement et nommage automatisés des fichiers
- Relances et notifications programmées
Déployer et mesurer
- Accompagnement au changement auprès des équipes
- Documentation des processus automatisés
- Indicateurs de gain de temps et de fiabilité
- Atelier : automatiser un processus administratif type
Public & prérequis
Public concerné
Cette formation s'adresse aux assistants administratifs, gestionnaires et responsables de services administratifs.
Prérequis
Une pratique courante des outils bureautiques et de Microsoft 365 est recommandée.
Modalités
Méthodes pédagogiques
Pédagogie appliquée centrée sur les processus réels des participants, avec ateliers de mise en œuvre.
Évaluation
Évaluation par l'automatisation d'un processus administratif et un quiz de validation.
Accessibilité
Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Nous contacter en amont pour étudier les adaptations possibles.
Délai d’accès
Inscription possible jusqu’à 48 h avant le démarrage, selon les places disponibles.
