Classement et archivage numérique
Mettez de l'ordre dans vos fichiers et sécurisez vos archives numériques durablement.
Objectifs pédagogiques
Concevoir un plan de classement numérique clair et partagé
Appliquer des règles de nommage homogènes et pérennes
Distinguer documents actifs, semi-actifs et à archiver
Définir des durées de conservation conformes aux obligations légales
Organiser l'archivage et la destruction sécurisée des documents
Faciliter la recherche et le retrouver rapide de l'information
Programme
Structurer son classement
- Principes d'un plan de classement logique et évolutif
- Arborescence, dossiers et sous-dossiers : bonnes pratiques
- Conventions de nommage et gestion des doublons
Cycle de vie et tri des documents
- Distinction archives courantes, intermédiaires et définitives
- Tri, élimination et conservation selon la valeur du document
- Tableau de gestion et durées d'utilité administrative
Archivage numérique sécurisé
- Formats pérennes et lisibilité dans le temps (PDF/A)
- Archivage à valeur probante et intégrité des fichiers
- Destruction sécurisée et purge des données obsolètes
Public & prérequis
Public concerné
Toute personne en charge de la gestion, du classement ou de l'archivage de documents au sein d'un service.
Prérequis
Utiliser couramment un explorateur de fichiers et les outils bureautiques de base.
Modalités
Méthodes pédagogiques
Apports méthodologiques illustrés d'exemples concrets et travaux pratiques sur l'organisation des fichiers du participant.
Évaluation
Mise en situation pratique de classement et quiz de validation des acquis.
Accessibilité
Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Nous contacter en amont pour étudier les adaptations possibles.
Délai d’accès
Inscription possible jusqu’à 48 h avant le démarrage, selon les places disponibles.
