Gestion documentaire
Maîtrisez le cycle de vie de vos documents, de la création à l'archivage.
Objectifs pédagogiques
Comprendre les enjeux et le cycle de vie d'un document
Structurer un plan de classement clair et partagé
Définir des règles de nommage et de versionnage cohérentes
Organiser le stockage et le partage des documents
Mettre en place une traçabilité et un suivi des versions
Sécuriser et archiver les documents selon leur valeur
Programme
Comprendre la gestion documentaire
- Identifier les enjeux de la maîtrise documentaire
- Comprendre le cycle de vie d'un document
- Distinguer document de travail, validé et archivé
- Repérer les sources de désorganisation
Structurer le classement
- Concevoir un plan de classement logique
- Définir une convention de nommage des fichiers
- Organiser une arborescence de dossiers cohérente
- Limiter les doublons et les versions multiples
Partager et tracer
- Choisir les modes de partage adaptés
- Gérer les droits d'accès et la confidentialité
- Assurer le suivi des versions et des validations
- Tracer les modifications et les responsables
Archiver et sécuriser
- Définir les durées de conservation des documents
- Mettre en place l'archivage des documents inactifs
- Sauvegarder et protéger les documents sensibles
- Organiser la destruction maîtrisée des documents obsolètes
Public & prérequis
Public concerné
Assistants, gestionnaires et toute personne chargée d'organiser et de gérer des documents en entreprise.
Prérequis
Aucun prérequis.
Modalités
Méthodes pédagogiques
Formation pratique alliant apports méthodologiques et exercices d'organisation appliqués à des cas réels.
Évaluation
Évaluation par la construction d'un plan de classement et de règles de gestion documentaire.
Accessibilité
Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Nous contacter en amont pour étudier les adaptations possibles.
Délai d’accès
Inscription possible jusqu’à 48 h avant le démarrage, selon les places disponibles.
