Gestion électronique des documents (GED)
Dématérialisez vos documents et pilotez leur cycle de vie de la capture à l'archivage.
Objectifs pédagogiques
Comprendre les principes et les enjeux d'un système de gestion électronique des documents
Numériser et indexer les documents avec des métadonnées pertinentes
Organiser une arborescence et un plan de classement cohérents dans une GED
Mettre en place des workflows de validation et de circulation des documents
Gérer les versions, les droits d'accès et la traçabilité des consultations
Définir des règles de conservation et d'archivage conformes
Programme
Fondamentaux de la GED
- Définition, périmètre et bénéfices d'une GED en entreprise
- Cycle de vie du document : création, validation, diffusion, archivage
- Panorama des solutions du marché (SharePoint, Zeendoc, M-Files, GED open source)
Numérisation et indexation
- Capture des documents : scan, import, reconnaissance OCR
- Définition des métadonnées et des champs d'indexation
- Création d'un plan de classement et de règles de nommage
Workflows et collaboration
- Circuits de validation et de signature électronique
- Gestion des versions et verrouillage des documents
- Attribution des droits d'accès par profil utilisateur
Conservation et conformité
- Règles de conservation et durée légale d'archivage
- Traçabilité, journal des actions et valeur probante
- Sauvegarde et archivage à valeur probante
Public & prérequis
Public concerné
Assistants administratifs, gestionnaires documentaires, responsables de service et tout collaborateur amené à organiser des documents numériques.
Prérequis
Maîtriser l'environnement Windows et la manipulation de fichiers.
Modalités
Méthodes pédagogiques
Alternance d'apports théoriques et d'ateliers pratiques sur une solution de GED, à partir de cas concrets de l'entreprise.
Évaluation
Évaluation continue par exercices pratiques et quiz de validation des acquis en fin de formation.
Accessibilité
Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Nous contacter en amont pour étudier les adaptations possibles.
Délai d’accès
Inscription possible jusqu’à 48 h avant le démarrage, selon les places disponibles.
